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额敏县第二次全国地名普查工作档案管理制度
(发稿时间:2017-5-16 13:05:07 信息来源:额敏县民政局 查看次数:( 2262 )

 

 

地名普查档案是在地名普查工作中自然形成的,为编辑出版“地名录”、“地名辞典”和建立各级地名档案提供基础材料。关系到民族团结和人民的日常生活,是一项政策性和科学性都很强的工作,因此,形成的档案也是十分重要的。特制定地名补查补更档案管理制度。

一、补查补更机构负责本级地名补查补更档案管理工作应履行的职责:

1、贯彻国家档案工作方针、政策,遵守档案管理工作规章制度,并组织实施;

2、负责地名补查补更文件材料的收集、整理和归档工作,确保地名补查补更档案的完整、准确、安全、有效;

3、负责向上级地名行政主管机关地名档案工作机构或档案局移交地名补查补更成果材料;

4、协调、处理地名补查补更档案工作中的其他有关问题。

二、归档要求

1、归档的文件材料应为原件,如归档复制件必须有相应的说明;

2、归档的文件材料应字迹工整、数据准确、图样清晰,签字、盖章、日期等标识完整齐备,书写材料符合档案保护的要求;

3、归档的电子文件应与相应的纸质文件数据保持一致,并且符合档案管理的要求;

4、归档的文件材料应按照类别装入办统一印制的档案盒。

三、时限要求

1、地名补查补更领导小组办公室应在地名补查补更工作结束后半年内,完成地名补查补更文件资料及成果的归档工作。

四、移交和上报

1、地名补查补更档案在通过验收后1个月内移交和上报上级部门。

2、地名补查补更档案移交和上报时,应建立移交目录一式两份。交接双方认真核对清点无误后,在移交目录上签字盖章,分别保存。

五、保管和利用

1、地名补查补更档案应纳入地名档案统一管理,存储地名电子档案的介质、平台应安全可靠,做好防火、防盗、防潮、防污染、防虫害等保护工作。

2、地名补查补更档案保管部门必须制定档案的利用制度,对档案的利用范围、审批权限等作出严格的规定。任何单位和个人未经地名行政主管机关允许,不得公布地名补查补更档案。对于涉密档案的利用,应遵守国家有关规定,并按照保密工作程序审批。

六、档案保密工作

1、加强领导,责任到人,提高保密意识。严格执行国家保密法规和有关政策要求,加强涉密人员的保密教育。定期开展信息安全和保密教育,提高安全意识、防范意识和责任意识。

2、地名补查补更期间下发的纸质工作图、数据库矢量地图和大比例尺遥感影数据,以及补查补更获取的地名信息数据全部列入保密范围。涉密资料数据,均应按照国家相关保密规定处理。

3、要建立保密责任追究制度,补查补更领导小组要与有关部门、参与或委托开展地名补查补更的个人和社会专业单位签定责任书,严格监管措施,落实保密责任。

4、补查补更使用的电脑、移动硬盘、优盘等设备器材要专机专用,一律不得联入互联网;电脑要设置开机密码并安装杀毒软件,做到人走关机、断电,定期检查系统运行情况,并制定故障恢复预案,做到有备无患。

5、专用计算机及存储处理设备出现故障,应到保密部门指定的维修单位进行维修,如送其他单位,须经本部门主管领导批准,并由专人进行现场监督;报废设备和过期数据应到保密部门指定单位进行销毁。

6、严格管控纸质15万地形图和补查补更成果图的输出打印;不得到政府非专业部门复印纸质15万地形图;到外单位加工生产补查补更成果或印制补查补更成果图时要有专人监督。

7、涉密文件资料和图表要统一编号,下发时要填写发放登记表,注明名称、编号、数量、领取时间、领取单位、领取人(签字)等信息并存档。

8、县级补查补更机构要设置专门的办公场所,加强保密措施,妥善管理人员和文件资料,防止人、物混杂造成失(泄)密问题发生。

9、未经批准,不准向社会公开发布地名补查补更获取的涉密敏感数据信息。


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